Zpracování osobních údajů při nájmu bytů ve správě statutárního města

V rámci Kontrolního plánu Úřadu pro rok 2012 byla uskutečněna kontrola ve věci dodržování povinností správce osobních údajů v souvislosti se vznikem nájmu bytů, které jsou ve správě velkého statutárního města (dále jen „Kontrolovaný“), v souladu se zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích. V rámci své samostatné působnosti má Kontrolovaný mimo jiné povinnost vytvářet podmínky pro rozvoj sociální péče a uspokojování potřeb svých občanů. Podstatnou částí této povinnosti je uspokojování potřeby bydlení.

Kontrolovaný hospodaří s bytovým fondem v rozsahu cca dva tisíce bytů, které má ve svém vlastnictví. V rámci kontroly bylo prověřováno nejen to, jakým způsobem Kontrolovaný nakládá s osobními údaji osob, které žádají o uzavření nájemní smlouvy, ale rovněž jakým způsobem jsou dodržovány povinnosti správce osobních údajů těch občanů a členů jejich domácností, kteří již mají nájemní smlouvu uzavřenou.

Kontrolovaný hospodaří s bytovým fondem, který se skládá nejen z běžných bytů, ale rozhoduje i o uzavření nájemní smlouvy se zájemci o tzv. startovací byty, tedy byty určené pro řešení sociálních problémů svých občanů a dále o uzavření nájemní smlouvy k bytům určeným pro seniory.

V průběhu kontroly bylo zjištěno, že Kontrolovaný má v rámci této problematiky přijata dostatečná technicko-organizační opatření k tomu, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům. Uzavírání smluv se řeší podle vnitřního předpisu - manuálu správce osobních údajů, který upravuje rozdílný přístup při shromažďování osobních údajů žadatelů podle jednotlivých kategorií bytů. Upraven je postup přístupu k datům v návaznosti na rozhodovací kompetence jednotlivých funkcionářů města. Kontrola se zaměřila rovněž na zpracování osobních údajů v rámci IT systému, jejich zabezpečení, oprávněnost administrátorských přístupových práv, vedení informací o přístupech k osobním údajům (logování).

Kontrolou nebylo zjištěno porušení povinností správce osobních údajů uložených zákonem.