Likvidace dokladů obsahujících osobní údaje

Předmětem kontroly, jež byla zahájena na základě podnětu fyzické osoby a podkladů, které Úřadu předal Územní odbor Policie ČR Kolín, bylo dodržování povinností správce a zpracovatele osobních údajů stanovených § 13 zákona č. 101/2000 Sb., v souvislosti s nálezem dokladů a dokumentů, obsahujících osobní údaje, na skládce v Radimi na Kolínsku. Součástí podání bylo i předání vzorku dokumentů, které byly nalezeny na skládce odpadů. S uvedeným případem byla veřejnost seznámena i prostřednictvím médií.

V rámci písemného Oznámení o zahájení kontroly byla od Kontrolovaného, společnosti Purum, s.r.o., který provozuje spalovnu odpadu, vyžádána součinnost spočívající v podání písemných informací a dokumentů, vztahujících se k nálezu dokumentů na skládce odpadů v obci Radim. Současně byly o poskytnutí součinnosti požádány společnosti RTT, s.r.o., a Pardubická CZ, s.r.o. Dále byla provedena analýza vzorků nalezených dokladů, na základě které byla vyžádána součinnost od všech úřadů, které jednotlivé dokumenty vydaly, s žádostí o sdělení, jakým způsobem a komu byly dokumenty odevzdány jejich držiteli. Dále byla vyžádána součinnost od Ministerstva vnitra ČR – evidence obyvatel, s žádostí o podání informací o trvalém pobytu osob, jejichž osobní údaje byly uvedeny na jednotlivých dokumentech.

V rámci kontroly byla vyžádána součinnost Ministerstva vnitra ČR, Policejního prezidia ČR a Ministerstva dopravy ČR s žádostí o podání informací v oblasti spisového a skartačního řádu a v oblasti metodického řízení v rámci příslušného resortu.

Na základě zjištěných informací byly v rámci kontroly vyžádány informace a dokumenty od jednotlivých úřadů, které zodpovídaly za převzetí a následnou skartaci a likvidaci jednotlivých dokumentů, které byly následně nalezeny na skládce odpadů v Radimi. Na základě shromážděných důkazů zahájil Úřad s příslušnými úřady správní řízení ve věci podezření z porušení povinnosti správce osobních údajů stanovených § 13 odst. 1 zákona č. 101/2000 Sb.

Do spalovny odpadu, která je rovněž vybavena drtičkou, byl dle zjištění Úřadu dne 3. února 2012 dodán odpad k následné likvidaci. Odpad dovezla společnost RTT, s.r.o., a společnost Pardubická CZ. Uvedené společnosti předaly do areálu spalovny odpad na základě Smlouvy o odstraňování a odvozu odpadů, přičemž společnost Pardubická CZ měla uzavřenu s Kontrolovaným Rámcovou smlouvu. Společnost RTT, s.r.o., uzavřela s Kontrolovaným jednorázovou smlouvu. Dle průvodky odpadu společnost RTT, s.r.o., dovezla a předala rovněž 131 kg odpadu kategorie „O“, nazvaného papír a lepenka. Společnost Pardubická CZ dovezla a předala 160 kg odpadu kategorie „O“, nazvaného plastové odpady. Průvodka odpadu – O ze dne 2. února 2012 vystavená společností Pardubická CZ obsahovala v části název odpadu informaci „plastové obaly“ v množství 0,16 kg. Průvodka neobsahovala žádnou informaci, že odpad je tvořen dokumenty obsahujícími osobní údaje.

Protokol o předání odpadu kategorie „O“, ze dne 3. února 2012, vystavený společností RTT, s.r.o., obsahoval potvrzení o převzetí odpadu „papír a lepenka“, v celkovém množství 131 kg. Protokol neobsahoval žádnou informaci, že odpad je tvořen dokumenty obsahujícími osobní údaje. Kontrolou bylo dále zjištěno, že odpad doručený společností Pardubická CZ, byl doručen bez účasti zástupce této společnosti. Odpad byl doručen zaměstnanci Krajského ředitelství Policie ČR Pardubického kraje, který o předání a následné likvidaci předaných dokumentů nesepsal žádný záznam. Bylo zjištěno, že odpad doručený společností RTT, s.r.o., byl doručen zástupci této společnosti, který o předání a následné likvidaci předaných dokumentů nesepsal žádný záznam.

Dále bylo zjištěno, že vedoucí provozovny, zaměstnanec Kontrolovaného, k datu
3. února 2012 vyhotovil k výše uvedenému převzatému odpadu kontrolní listy, na kterých potvrdil, že tento odpad byl nadrcen a následně termicky odstraněn (spálen). Bylo zjištěno, že informace uvedené na kontrolních listech nebyly pravdivé, neboť odpad byl nadrcen nedostatečně tak, že de facto jednotlivé dokumenty obsahující osobní údaje propadly drtícím zařízením. Dále bylo zjištěno, že odpad nebyl spálen, ale uložen v kontejnerech v prostorách provozovny Kontrolovaného. Dne 15. února 2012 rozhodl vedoucí provozovny Kontrolovaného o tom, že z areálu bude odpad vyvezen a složen na skládku komunálního odpadu v obci Radim u Kolína. Odpad byl uložen v kontejnerech. Na základě tohoto rozhodnutí byl dne 16. února 2012 v dopoledních hodinách nákladním vozidlem s vlekem patřícím Kontrolovanému odpad naložen, odvezen a následně složen na výše uvedenou skládku komunálního odpadu. Celkem se jednalo o kontejnery o objemu 7 m³. První kontejner obsahoval komunální odpad, druhý kontejner obsahoval různé drcené plasty vzniklé nesprávným rozdrcením osobních dokladů.

Zaměstnanec FTV Prima, který o této skutečnosti natočil reportáž, na Policii ČR uvedl, že se dostavil na místo skládky v Radimi na základě anonymní telefonické informace, přičemž cestou na skládku nalezl na silnici poházené dokumenty. Tuto skutečnost oznámil telefonicky Policii ČR. Na základě tohoto oznámení se dne 16. února 2012 uskutečnilo na skládce komunálního odpadu v Radimi šetření Policie ČR, ze kterého byl vypracován protokol o ohledání místa činu. Z protokolu vyplývá, že na skládce byly nalezeny různé druhy osobních dokladů a listin o celkové hmotnosti cca 700 kg. Jednalo se o občanské průkazy, řidičské průkazy, cestovní doklady, zbrojní průkazy, průkazy zbraně, průkazy profesní způsobilosti řidiče, osvědčení o technickém průkazu, osvědčení o registraci vozidla, rodné listy, oddací listy, hlášení o narození, seznamy voličů a různé průkazy Policie ČR – osobní karta, karta vozidla apod. Značná část dokumentů byla znehodnocena částečným přestřižením, odstřižením rohů, či proděravěním. Na dokumentech byly uvedeny čitelné osobní údaje držitele průkazu, a to včetně fotografie. Na místě byla provedena Policií ČR fotodokumentace a byly zajištěny vzorky jednotlivých dokumentů (viz Seznam dokladů a dokumentů č. 2, včetně fotodokumentace, který je součástí spisu Policie ČR).

Na základě rozhodnutí Kontrolovaného byl v odpoledních hodinách dne 16. února 2012 odpad naložen a odvezen zpět do areálu spalovny, kde byl zlikvidován spálením. Místním šetřením Policie ČR nebyly nalezeny na trase převozu odpadu z areálu na skládku žádné dokumenty a doklady.

Zaměstnanec FTV Prima v průběhu podání vysvětlení na Policii ČR uvedl, že již v měsíci prosinci 2011 obdržel anonymní informace o nesprávném nakládání s osobními doklady v areálu spalovny. Toto své tvrzení doložil vydáním 24 ks různých druhů průkazů. Převzaté dokumenty byly příslušníky Policie ČR téhož dne předány zástupci Společnosti k likvidaci. Tyto dokumenty byly spáleny.

Kontrolovaný má dle zjištění kontrolujících přijata technicko-organizační opatření v oblasti ochrany osobních údajů a Směrnici o ochraně osobních údajů S-25-1-0. Proces přebírání odpadů, včetně kontroly, je taktéž upraven ve vnitřní směrnici.

Kontrolovaný upravuje povinnosti jednotlivých pracovníků při procesu příjmu odpadu, kontroly, včetně vizuální kontroly každé dodávky odpadu, odběru kontrolního vzorku k archivaci, namátkové kontroly k ověření shody, povinnosti související se zaznamenáváním množství a charakteristiky přijímaného odpadu, včetně vydávání potvrzení o příjmu. Dle sdělení Kontrolovaného došlo při přejímání uvedeného odpadu k selhání a pochybení zaměstnance, který u Kontrolovaného pracoval na pozici vedoucího provozu a zároveň na pozici odpadového hospodáře a který nerespektoval příslušnou směrnici Kontrolovaného. Uvedený pracovník nedodržel striktní závazný postup pro nakládání s přijímaným odpadem, který má odhalit případné nesrovnalosti mezi dokumentací dodanou původcem či dodavatelem odpadu a skutečně dodaným odpadem a odhalit tak např. odpad obsahující osobní údaje třetích osob. Kontrolovaný sdělil, že s vedoucím provozovny, který za řádné nakládání s odpadem odpovídal a který porušil výše uvedené povinnosti, byl ukončen pracovní poměr.

Kontrolou bylo dále ověřeno, že Potvrzení o převzetí odpadu na skládku v Radimi, ze dne 16. února 2012, neobsahuje informaci, že odpad obsahuje osobní údaje. Na potvrzení je uvedeno, že byl vyvezen směsný komunální odpad. Dle sdělení Oblastního ředitelství Policie ČR Kolín bylo šetření ve věci nálezu dokumentů obsahujících osobní údaje na skládce v Radimi ukončeno, aniž bylo zahájeno trestní řízení.

V rámci provedené státní kontroly byly zjištěny informace, na základě kterých byli konkretizováni původci odpadu, obsahujícího osobní údaje, kteří ve smyslu obecně právních předpisů v oblasti archivace a skartace a v oblasti zpracování osobních údajů, jsou správci osobních údajů, kteří tedy zodpovídají za nesprávnou likvidaci osobních údajů uvedených na jednotlivých dokumentech.

Kontrolovaný nebyl v daném případě ani správcem, ani zpracovatelem osobních údajů a za neoprávněné nakládání s osobními údaji neodpovídal.

Ustanovení § 13 zákona č. 101/2000 Sb. neukládá třetím osobám, které nejsou ani správcem, ani zpracovatelem osobních údajů, zvláštní povinnosti vztahující se k osobním údajům třetích osob. Kontrolovaný v souvislosti s nálezem dokumentů obsahujících osobní údaje třetích osob na skládce komunálního odpadu v Radimi u Kolína, dne 16. února 2012 neporušil zákon č. 101/2000 Sb.

Kontrolou bylo zjištěno, že zákon č. 101/2000 Sb. porušily jednotlivé subjekty, které doklady a dokumenty k likvidaci předaly a byla jim ve správním řízení uložena pokuta.