Obsah e-mailové schránky

Na Úřad přišla stížnost bývalého rektora jedné vysoké školy, že po jmenování nového rektora mu byla znepřístupněna e-mailová schránka, kterou měl pod svým jménem na škole zřízenou, a naopak, byla zpřístupněna novému vedení školy. Inspektorka zahájila kontrolu a zjistila, že ještě po devíti měsících stále adresa existuje a do došlé pošty má přístup nový rektor s odůvodněním, že se nejednalo o soukromou adresu, ale o adresu rektora školy, tudíž bylo třeba v případě např. urgence ověřit, zda do schránky bývalého rektora nedošla důležitá pošta určená vysoké škole a ne osobě bývalého rektora.

Kontrolující posoudili případ následovně:

Vysoká škola oprávněně zpracovává osobní údaje svých zaměstnanců včetně technického zabezpečení e-mailové korespondence, tudíž je správcem osobních údajů (§ 4 písm. j) zákona o ochraně osobních údajů) svých zaměstnanců včetně rektora.

Vzhledem k tomu, že bývalý rektor nepoužíval dvě různé e-mailové schránky, z nichž jedna by se týkala pouze korespondence s ním jakožto s rektorem Vysoké školy, a druhá by obsahovala korespondenci s jeho osobou jakožto s učitelem nebo kolegou, je třeba považovat veškerou korespondenci v e-mailové schránce za jeho osobní, k níž má mít přístup pouze on, přestože k tomu je používán server školy. To, že jde o osobní schránku, je také zřejmé z toho, že ke své e-mailové poště má přístup pouze zaměstnanec po přihlášení svým jménem a heslem.

Proto ve chvíli, kdy bývalý rektor přestal být rektorem a v daném případě i zaměstnancem Vysoké školy, měla být jeho e-mailová schránka zrušena. Neexistuje žádný důvod, aby tato schránka ještě po devíti měsících existovala a přitom k ní neměl bývalý rektor přístup. Pokud e-mailová schránka neexistuje, protože v instituci již nepůsobí osoba, která je adresátem, tato informace by měla být automaticky odesílateli sdělena a ten musí činit další kroky adekvátní tomuto poznatku.

Podle ustanovení § 5 odst. 2 zákona o ochraně osobních údajů smí správce zpracovávat osobních údaje pouze se souhlasem subjektu údajů nebo podle výjimek uvedených v tomto odstavci. Pokud se jedná o zaměstnance, jsou jeho osobní údaje zpracovávány také v souladu se zákony, týkajícími se vztahu zaměstnavatele a zaměstnance. V případě, že bývalý rektor už nebyl zaměstnancem Vysoké školy, neměl kontrolovaný žádný právní důvod pro zpracování jeho osobních údajů v podobě e-mailové pošty. V době kontroly, tj. více než devět měsíců po odvolání z postu rektora, a po ukončení jeho pracovního poměru, nezískal zaměstnavatel souhlas bývalého rektora se zpracováním jeho osobních údajů v podobě e-mailové schránky a dopisů, které v ní byly uloženy. Tudíž kontrolovaný porušil ustanovení § 5 odst. 2 zákona o ochraně osobních údajů, neboť zpracovával osobní údaje bývalého rektora, tj. obsah jeho mailové schránky, bez jeho souhlasu.

Problém, který škola viděla v nebezpečí z prodlení v případě korespondence adresované bývalému rektorovi, bylo třeba řešit jiným způsobem - kupříkladu zrušením osobní e-mailové schránky, automatickou informativní odpovědí, žádostí o zaslání na adresu nového rektora. V žádném případě nebyla Vysoká škola oprávněna prohlížet soukromou poštu svého bývalého zaměstnance.

Ustanovení § 13 odst. 1 zákona o ochraně osobních údajů stanoví povinnost správce přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Tato povinnost platí i po ukončení zpracování osobních údajů. Přístup do e-mailové schránky bývalého rektora bez jeho souhlasu nebyl oprávněným přístupem, jednalo se tudíž o porušení povinnost při zabezpečení osobních údajů (§ 13 zákona o ochraně osobních údajů).

Je třeba zohlednit rovněž čl. 13 Listiny základních práv a svobod, která je součástí Ústavy ČR: Nikdo nesmí porušit listovní tajemství ani tajemství jiných písemností a záznamů, ať již uchovávaných v soukromí, nebo zasílaných poštou anebo jiným způsobem, s výjimkou případů a způsobem, které stanoví zákon. Stejně se zaručuje tajemství zpráv podávaných telefonem, telegrafem nebo jiným podobným zařízením. Nelze si zajisté představit, že by normální dopis, adresovaný jmenovitě bývalému rektorovi, byť na adresu Vysoké školy, kontrolovaný otevřel.

Kontrolující tudíž konstatovali porušení § 5 odst. 2 zákona o ochraně osobních údajů, neboť vysoká škola zpracovávala některé osobní údaje (obsah e-mailové schránky) bývalého zaměstnance bez jeho souhlasu a § 13 odst. 1 zákona o ochraně osobních údajů, neboť umožnila přístup do e-mailové schránky bývalého rektora osobě postrádající oprávnění pro tento přístup.