Poskytnutá informace dne 11. prosince 2015

Úřad pro ochranu osobních údajů (dále jen „Úřad“) obdržel dne 9. prosince 2015 žádost o informace podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů.

Žadatel požadoval poskytnutí opatření k nápravě, jimiž Úřad uložil Stavebnímu bytovému družstvu Krušnohor, IČO 00043257, splnění povinnosti týkající se plnění informační povinnosti o zpracování osobních údajů při nahrávání telefonních hovorů.

Dne 11. prosince 2015 bylo žadateli sděleno následující:

Inspektorka Úřadu PaedDr. Jana Rybínová vedla se jmenovaným družstvem kontrolu, jejímž předmětem bylo dodržování povinností stanovených zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, se zaměřením na shromažďování a zpracovávání osobních údajů prostřednictvím audiosystémů se záznamem (nahrávání telefonních hovorů) realizovaných v souvislosti s činností družstva. Kontrola byla realizována v období od 27. března 2013 do 23. září 2013. Na základě výsledku kontroly byla družstvu kontrolním protokolem čj. UOOU-02100/13-12 ze dne 25. září 2015 uložena následující opatření k nápravě:

1.    Neuchovávat pořízené záznamy telefonních hovorů po dobu přesahující dobu nezbytnou pro naplnění stanoveného účelu, nejdéle 14 dnů.

Lhůta: 1 měsíc

2.    Zlikvidovat dosud pořízené záznamy telefonních hovorů, jejichž stáří přesahuje stanovenou dobu.

Lhůta: 1 měsíc

3.    Umožnit členům SBD Krušnohor vyjádřit souhlas se zpracováním svých osobních údajů prostřednictvím systému pro záznam telefonních hovorů.

Lhůta: 2 měsíce

4.    Podat členům SBD Krušnohor úplnou informaci ve smyslu § 11 odst. 1 zákona č. 101/2000 Sb. o zpracování jejich osobních údajů prostřednictvím systému pro záznam telefonních hovorů, a to nejméně prostřednictvím webových stránek a zpravodaje Krušnohor.

Lhůta: 2 měsíce

5.    Uzavřít se společností BussinesCom a.s. smlouvu o zpracování osobních údajů ve smyslu § 6 zákona č. 101/2000 Sb.

Lhůta: 14 dnů

6.    Přijmout technicko-organizační opatření pro zabezpečení systému pro záznam telefonních hovorů ve smyslu § 13 odst. 1 zákona č. 101/2000 Sb., a to včetně zvýšení úrovně fyzického zabezpečení.

Lhůta: 1 měsíc

7.    Zajistit, aby systém splňoval požadavky dle § 13 odst. 4 písm. c) zákona č. 101/2000 Sb. na pořizování záznamů o přístupu k uloženým záznamům a jejich případném zpracování.
Lhůta: 3 měsíce

8.    Provést registraci zpracovávání osobních údajů prostřednictvím systému záznamu telefonních hovorů u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Lhůta: 2 měsíce

Družstvo podalo proti kontrolnímu protokolu a některým uloženým opatřením námitky. Rozhodnutím předsedy Úřadu UOOU-02100/13-19 ze dne 30. prosince 2013 bylo námitkám částečně vyhověno a opatření k nápravě č. 5 a č. 6 bylo zrušeno. Ostatní opatření k nápravě byla potvrzena.