Nahlížení do spisu

O průběhu správního řízení se zakládá a vede spis. Spis je označen spisovou značkou a obsahuje seznam spisového materiálu – tj. soupis všech svých součástí (podání, protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí a jiných úkonů správního orgánu) včetně příloh, s určením data, kdy byly do spisu vloženy.

Účastníci řízení a jejich zástupci mají dle § 38 odst. 1 správního řádu právo nahlížet do spisu, a to i v případě, že rozhodnutí ve věci již nabylo právní moci. Nahlížení jiných osob než výše uvedených upravuje § 38 odst. 2 správního řádu.

Pro nahlédnutí do spisu je vhodné nejprve podat žádost o nahlížení. Tato žádost může být poslána ústně (telefonicky nebo osobně na podatelně) nebo písemně osobně na podatelně, prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, datovou schránkou nebo e-mailem. Poté co bude spis připraven k nahlížení, bude oznámen termín nahlížení.

S právem nahlížení do spisu je spojeno právo činit si výpisy a právo na to, aby správní orgán pořídil kopie spisu nebo jeho části. Během nahlížení je umožněno pořídit si kopie spisu vlastními technickými prostředky, např. mobilním telefonem, fotoaparátem, tiskárnou, flash diskem. Vydání stejnopisu, opisu, kopie, fotokopie, nebo výpisu je zpoplatněno správním poplatkem podle sazebníku, který je přílohou zákona o správních poplatcích a to nejčastěji 50 Kč za každou i započatou stránku, je-li pořizována na kopírovacím stroji nebo na tiskárně.

Úřad pro ochranu osobních údajů nepořizuje a nezasílá kopie spisu na základě žádosti účastníka přímo tomuto účastníkovi ani jeho zástupci, neboť právo na pořízení kopií spisu je spojeno s právem nahlížení do spisu. Účastník má možnost požádat o pořízení kopie spisu v rámci svého úkonu nahlédnutí do spisu v budově Úřadu, kde mu budou kopie pořízeny a předány.

Z nahlížení do spisu jsou vyloučeny jeho části, které obsahují utajované informace nebo skutečnosti, na něž se vztahuje zákonem uložená nebo uznaná povinnost mlčenlivosti; to neplatí o částech spisu, jimiž byl nebo bude prováděn důkaz, do takových částí spisu však může nahlížet pouze účastník řízení nebo jeho zástupce za předpokladu, že jsou předem seznámeni s následky porušení povinnosti mlčenlivosti o těchto skutečnostech a že o poučení je sepsán protokol, který podepíší.