Jmenování a ohlášení pověřence
Povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů se netýká všech správců nebo zpracovatelů, ale pouze těch, kteří provádějí zpracování uvedená v čl. 37 odst. 1 obecného nařízení, pokud
- zpracování provádí orgán veřejné moci či veřejný subjekt, s výjimkou soudů jednajících v rámci svých soudních pravomocí;
- hlavní činnosti správce nebo zpracovatele spočívají v operacích zpracování, které kvůli své povaze, svému rozsahu nebo svým účelům vyžadují rozsáhlé pravidelné a systematické monitorování subjektů údajů;
- hlavní činnosti správce nebo zpracovatele spočívají v rozsáhlém zpracování zvláštních kategorií údajů a osobních údajů týkajících se rozsudků v trestních věcech a trestných činů.
Správce je povinen dle článku 37 odst. 7 obecného nařízení zveřejnit kontaktní údaje na pověřence. Obecné nařízení nespecifikuje ani formu zveřejnění kontaktních údajů správcem nebo zpracovatelem. Nejvhodnější forma zveřejnění je prostřednictvím internetových stránek, případně lze takovéto zveřejnění u některých subjektů doplnit zprávou na úřední desce.
Kontaktní údaje pověřence je správce nebo zpracovatel dále povinen sdělit dozorovému úřadu, tj. Úřadu pro ochranu osobních údajů. Sdělení lze učinit také elektronicky: posta@uoou.cz, datová schránka: qkbaa2n s uvedením předmětu zprávy „oznámení pověřence“.
Sdělení musí obsahovat:
- identifikační, jmenné a adresní údaje správce nebo zpracovatele
- označení pověřence (jméno, příjmení)
- kontaktní údaje na pověřence (e-mail, telefon)
Pro řádnou evidenci pověřenců pro ochranu osobních údajů je žádoucí doplnit informace i o sdělení zda se jedná o zřízení funkce pověřence nebo o změnu osoby pověřence nebo o změnu kontaktních údajů.
Kontaktní údaje na pověřence sděluje vždy správce či zpracovatel, nikoli fyzická osoba, která bude vykonávat funkci pověřence, a to i v případě, kdy funkci pověřence zastává externě nebo pro více organizací.