Úřad práce ČR, Krajská pobočka Praha

Kontrola zabezpečení osobních údajů při likvidaci (skartaci) spisového materiálu

Kontrola se zabývala nálezem krabice s písemnostmi (dokumentace převážně od Úřadu práce hl. m. Prahy 3 obsahující osobní údaje v obci Vestec).

Kontrola byla zahájena na základě podnětu Policie ČR, který se týkal podezření ze spáchání správního deliktu ve věci zpracování osobních údajů v souvislosti s nálezem písemných materiálů Úřadu práce, obsahujících osobní údaje cizích státních příslušníků žádajících o vydání povolení k zaměstnání u uvedeného Úřadu práce. Nalezené písemnosti obsahovaly mj. kopie cestovních pasů žadatelů o vydání povolení k zaměstnání a originály či kopie rozhodnutí Úřadu práce hl. m. Prahy, které měly být skartovány společností SKARTACE, s.r.o. (u které byla provedena paralelní kontrola). Kontrola se proto zaměřila na opatření přijatá při zabezpečení osobních údajů při likvidaci (skartaci spisového materiálu) a prověření likvidace spisů souvisejících s nalezenými rozhodnutími o povolení zaměstnání.

Bylo zjištěno, že kontrolovaný při provádění skartace písemných materiálů obsahujících osobní údaje cizinců přijal přiměřená opatření k zabezpečení osobních údajů dle § 13 (zabezpečení osobních údajů) zákona č. 101/2000 Sb. tak, aby nedošlo, byť i z nedbalosti k neoprávněnému zpřístupnění osobních údajů, a že provedl likvidaci osobních údajů cizinců, jakmile podle interního spisového řádu a zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví, uplynula lhůta k jejich archivaci, tedy v souladu s § 20 odst. 1 (likvidace osobních údajů) zákona č. 101/2000 Sb. Souběžnou kontrolou bylo zjištěno, že odpovědnost za ztrátu předmětných dokumentů nesou zřejmě soukromé společnosti (resp. jejich jednatel), které zprostředkovávaly cizincům vyřízení potřebných dokladů.

Kontrolu řídila inspektorka Mgr. et Mgr. Božena Čajková.