Obvodní soud pro Prahu 3

Kontrola zpracování (zabezpečení) osobních údajů v souvislosti s vedením soudních spisů

Podkladem pro provedení kontroly byla stížnost, dle které došlo ke ztrátě soudních spisů v exekučních řízeních a tedy dle názoru stěžovatele i k zásahu do jeho práv na ochranu osobních údajů. Kontrolou bylo zjištěno, že ke ztrátě předmětných spisů skutečně došlo, a to v blíže nezjištěném období mezi lety 2006 a 2012, přičemž ztráta byla zjištěna v roce 2012 v souvislosti se zaváděním elektronické evidence spisů. Konkrétní osoba odpovědná za ztrátu spisu zjištěna nebyla. Obvodní soud následně zahájil rekonstrukci spisů a požadoval od stěžovatele a jeho právní zástupkyně zaslání dokumentů vztahujících se k předmětnému exekučnímu řízení. Bylo zjištěno, že soud má nastaven systém pravidelných kontrol správnosti údajů evidovaných v databázi (evidenci spisů) a tyto kontroly jsou doplňovány dalšími nepravidelnými kontrolami. Obvodní soud pravidelně kontroluje pohyb spisů, zaměstnanci soudu jsou pravidelně instruováni a proškolováni o nutnosti každý pohyb spisu přesně evidovat v informačním systému. Dále bylo zjištěno, že statisticky dochází u kontrolovaného soudu ke ztrátám spisů v zanedbatelném množství případů vzhledem k množství soudních spisů, které kontrolovaný vede. Kontrolující vyhodnotili zjištěný stav věci tak, že nelze rozumně předpokládat, že by nedocházelo k ojedinělým a výjimečným ztrátám spisů. Zákonné normy ostatně tuto možnost také připouštějí, resp. s touto možností počítají a stanoví postup, jak ztracený soudní spis nahradit.

Kontrolující vyhodnotili zjištěný stav věci tak, že kontrolovaný v rámci své činnosti v oblasti vedení soudních spisů v exekučním řízení přijal přiměřená opatření k zabezpečení osobních údajů dle § 13 (zabezpečení osobních údajů) zákona č. 101/2000 Sb. tak, aby nedocházelo k neoprávněnému přenosu, ztrátě, případně i neoprávněnému přístupu k osobním údajům.

Kontrolu řídila inspektorka Mgr. et Mgr. Božena Čajková.