Kontrola Ústavu pro studium totalitních režimů

28. dubna 2014

Inspektorka Úřadu provedla v termínu od 3. prosince 2013 do 27. března 2014 kontrolu Ústavu pro studium totalitních režimů (dále jen „ÚSTR“), jejímž předmětem bylo dodržování povinností správce osobních údajů stanovených zákonem č. 101/2000 Sb., se zaměřením na zpracování osobních údajů v osobních spisech zaměstnanců ÚSTR a dodržování § 13 zákona č. 101/2000 Sb.

Kontrola ÚSTR byla provedena na základě stížnosti bývalého zaměstnance ÚSTR. Obsahem stížnosti bylo podezření stěžovatele, že v jeho osobním spise chybí řada dokumentů.

Z poznatků získaných v průběhu kontroly na základě místního šetření a z vyžádaných dokladů a dokumentů byl zjištěn skutkový stav a následně provedeno právní hodnocení.

Kontrolou bylo prokázáno, že došlo ke ztrátě některých originálních dokumentů
z personálního spisu stěžovatele a naopak byl do něj vložen dokument, který patřil do složky jiného zaměstnance ÚSTR. Kontrolou bylo zjištěno, že při vedení personálních spisů ÚSTR nevede souhrnný spisový přehled umožňující okamžitou kontrolu obsahu dokumentů.

S ohledem na skutečnost, že kontrolovaný personální spis neobsahoval celkový spisový přehled všech dokumentů, které byly postupně do personálního spisu zakládány, nebylo možné zkontrolovat, zda se v konkrétním případě jedná o všechny dokumenty do personálního spisu založené a ověřit tak jeho úplnost.

Kontrolou bylo dále zjištěno, že ÚSTR nepořizuje záznamy a neeviduje předávání osobních údajů zpracovávaných v osobní složce zaměstnance při předávání spisu mimo personální oddělení ÚSTR, tedy tak, aby bylo možné ověřit i zpětně, kdo s personálním spisem nakládal, kdo k dokumentům v personálním spisu přistoupil a jak bylo s dokumenty v personálním spise nakládáno.

Kontrolující konstatovali, že kontrolou nelze prokázat, která z osob, které měly do personálního spisu stěžovatele přístup, zavinila ztrátu uvedených dokumentů, zároveň však konstatovali, že ÚSTR jako správce osobních údajů shromažďovaných a zpracovávaných v personálním spisu stěžovatele nepřijal taková technicko-organizační opatření, aby nemohlo dojít ke ztrátě dokumentů z personálního spisu stěžovatele, čímž porušil ustanovení § 13 odst. 1 zákona č. 101/2000 Sb.

V závěru kontrolního protokolu inspektorka Úřadu stanovila ÚSTR opatření k nápravě, a to v termínu do 1 měsíce přijmout taková technicko-organizační opatření v souladu s ustanovením § 13 odst. 1 zákona č. 101/2000 Sb., aby nemohlo dojít ke ztrátě dokumentů z personálních spisů zaměstnanců a to zejména tak, aby personální spis obsahoval celkový přehled všech založených dokumentů a zároveň obsahoval přesné informace o nahlížení a vytváření kopií z personálního spisu, včetně přesné informace kdo, kdy a na jak dlouhou dobu si personální spis v rámci ÚSTR zapůjčil, přičemž personální spis bude před jeho předáním a po jeho vrácení zkontrolován.

Spisový materiál byl předán odboru správních činností k zahájení řízení o uložení pokuty.

PaedDr. Jana Rybínová
inspektorka Úřadu pro ochranu osobních údajů