Využívání evidence obyvatel v resortu ministerstva spravedlnosti

Informační systém evidence obyvatel (dále jen „evidence obyvatel“) je zejména v důsledku právní úpravy podmínek jeho využívání nejrůznějšími úředními instancemi jedním z nejživějších zpracování osobních údajů prováděných v působnosti a odpovědnosti veřejné správy a jiných orgánů státní moci v České republice. I proto Úřad prověřoval kontrolou v roce 2009 dvě stížnosti na zpracování osobních údajů v evidenci obyvatel. Stěžovatelka A. P. napadla nepřesnost zpracování. Podnět podala rovněž zástupkyně veřejného ochránce práv, a to v rámci šetření stížnosti manželů M. na používání údajů evidence obyvatel ve věci trestně stíhané biologické matky jejich osvojeného dítěte k opakovanému zaslání dopisu na adresu jimi osvojeného dítěte. Tento podnět směřoval kromě ministerstva vnitra také do resortu ministerstva spravedlnosti. Stěžovatelka shledala počet zaměstnanců Obvodního soudu I., kteří pracují s evidencí obyvatel, neúnosně vysokým a zakládajícím podezření z nedodržování pravidel ochrany osobních údajů.

Předseda Úřadu dospěl k závěru, že je nezbytné prověřit postupy ministerstva vnitra a ministerstva spravedlnosti pro aplikaci § 175a zákona č. 6/2002 Sb., o soudech a soudcích, upravující podmínky pro poskytování údajů z evidence obyvatel s ohledem na právní rámec povinností správce podle zákona o ochraně osobních údajů. Na tomto základě zahájil v roce 2009 jeden kontrolní tým celkem 8 kontrol zaměřených na evidenci obyvatel, z nichž šest rovněž ukončil. S výlučným zaměřením na zpracování osobních údajů získaných z evidence obyvatel a poskytování (zpřístupňování) osobních údajů z tohoto systému bylo kontrolováno šest soudů a ministerstvo spravedlnosti.

Kontroly byly zahájeny u Obvodního soudu I. Tato kontrola se uskutečnila v přímé reakci na podnět zástupkyně veřejného ochránce práv. Podezření stěžovatelky se potvrdilo – bylo zjištěno porušení povinností uložených Obvodnímu soudu I. v ustanovení § 13 odst. 1, 2 a 4 zákona o ochraně osobních údajů. Obvodnímu soudu I. byla uložena čtyři opatření k nápravě.

V zájmu objektivity byly dále uskutečněny kontroly jednoho z krajských soudů, dvou městských soudů a dvou okresních soudů. Jedním okresním soudem byl ten, u něhož ministerstvo spravedlnosti uvedlo absolutně nejvyšší počet aktivních uživatelských oprávnění pro evidenci obyvatel. Druhý nejvyšší počet oprávnění byl evidován u Městského soudu II. a třetí nejvyšší u nejdříve kontrolovaného Obvodního soudu I. Současně bylo dbáno na to, aby prověřovaný soubor soudů byl reprezentativní také zeměpisně. Při jedné kontrole byly získány relevantní poznatky o praxi u jednoho dalšího okresního soudu, která vykazovala shodné vady jako u kontrolovaného krajského soudu.

Ve všech kontrolách byly shodně prověřovány odpovídající povinnosti při zpracování osobních údajů stanovené zákonem o ochraně osobních údajů a zákonem č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o evidenci obyvatel“), za použití zákona č. 6/2002 Sb., o soudech, soudcích, přísedících a státní správě soudů a o změně některých dalších zákonů (zákon o soudech a soudcích), ve znění pozdějších předpisů, a několika dalších zákonů.

Při kontrolách byly používány auditní záznamy, které vede a poskytlo ministerstvo vnitra podle § 3 odst. 8 zákona o evidenci obyvatel. Stejný postup byl použit i pro kontrolu na ministerstvu spravedlnosti. Prověřeno bylo celkem 96 086 řádků záznamů o přístupech do evidence obyvatel, které obsahují údaj rozhodující pro vyhledávání příslušného obyvatele, identifikační údaje přístupu a důvod a konkrétní účel přístupu – tj. vyhledávání. S originální spisovou dokumentací nebo evidenčními pomůckami spisové služby byly prověřeny v několika případech vzorky auditních záznamů definované za použití ČSN ISO 2859-1, v ostatních všechny záznamy. Výběr z vzorků byl volen tam, kde prověřovaný soubor obsahoval více než 10 000 řádků. Prověřeno bylo celkem 470 aktivních uživatelských oprávnění. Prověřování bylo úspěšné, pokud byla v auditních záznamech uvedena, nebo dodatečně z evidenčních pomůcek zjištěna, spisová značka. V ostatních případech bylo dohledání důvodu dotazu buď pracovně náročné, nebo nerealizovatelné.

Ve všech kontrolách Úřad shledal, že struktura auditních záznamů, které byly pro účely kontroly poskytnuty, neumožňuje – až na výjimky – individuálně posuzovat splnění podmínky stanovené v ustanovení § 175a odst. 5 zákona o soudech a soudcích, použít z poskytovaných údajů v konkrétním případě vždy jen takové údaje, které jsou nezbytné ke splnění daného úkolu. Dále byl nucen konstatovat, že prostředky používané soudem ke zpracování osobních údajů evidence obyvatel a způsob zpracování neumožňují vyhodnotit v žádoucím rozsahu plnění povinnosti podle ustanovení § 5 odst. 3 zákona o ochraně osobních údajů dbát při zpracování osobních údajů na základě zvláštního zákona práva na ochranu soukromého a osobního života subjektu údajů. Pochybnost o dostání této povinnosti nastala ve všech případech, kdy soudci nebo úředníci zásadně a paušálně vyhledávají všechny dostupné údaje o zájmové osobě a s ní spojených blízkých (vazebních) osobách.

I za těchto omezení byl pouze postup Okresního soudu I. shledán v plném souladu jak se zákonem o ochraně osobních údajů, tak se zákonem o evidenci obyvatel. U všech ostatních kontrolovaných soudů bylo zjištěno, že nepřijaly ve své působnosti žádné specifické opatření účinně zabraňující neoprávněnému používání osobních údajů evidence obyvatel – nepromítly zásady zabezpečení osobních údajů evidence obyvatel do místních podmínek soudu a nezajistily dokumentaci vazby prováděného zpracování na spisovou dokumentaci, která je u nich vytvářena, ani jinak nevymáhaly podmínky stanovené v § 175a odst. 5 zákona o soudech a soudcích, použít z poskytovaných údajů v konkrétním případě vždy jen takové údaje, které jsou nezbytné ke splnění daného úkolu. Nebránily tak používání osobních údajů evidence obyvatel nad rámec aktuálně plněného služebního úkolu odpovídajícího pracovní pozici ve smyslu ustanovení § 13 odst. 4 písm. c) zákona o ochraně osobních údajů. Tím porušily povinnost podle § 13 odst. 1 zákona o ochraně osobních údajů a povinnost podle § 5 odst. 1 písm. f) téhož zákona.

Opakovaně byl zjištěn a konstatován také stav, že v rámci automatizovaného zpracování osobních údajů evidence obyvatel soud nezajistil, aby byly pořizovány elektronické záznamy, které umožní určit a ověřit, kdy, kým a z jakého důvodu byly tyto osobní údaje vyhledávány. Nezajistil rovněž řádné dokumentování prověřovaného zpracování. V důsledku toho bylo zpětné prověřování jednak pracovně velmi náročné, jednak nebylo možné prověřit důvod vyhledávání ve všech případech. Někdy bylo možné dovodit důvod pouze na základě opětovného zadání identického dotazu do evidence obyvatel, někdy nevedl ani tento postup k doložení důvodu vyhledávání. Pouze v případě Okresního soudu I. bylo zjištěno, že s ohledem na zvolenou a důsledně používanou organizaci využívání evidence obyvatel, tj. zejména na to, že držitel oprávnění nedisponuje zpravidla osobními údaji zájmové osoby nad rámec údajů uvedených v Žádosti o šetření v ústřední evidenci obyvatel, jsou důsledky neodpovídající struktury auditních záznamů vytvářených ministerstvem vnitra u tohoto soudu minimalizovány.

U Obvodního soudu I. bylo dále shledáno, že soud nedisponuje přiměřenou dokumentací přijatých a provedených technicko-organizačních opatření k zajištění ochrany osobních údajů získávaných z evidence obyvatel. U tohoto soudu nebyla stejně jako u Městského soudu I. uspokojivě zajištěna správa uživatelských oprávnění; jediným důvodem ke zrušení uživatelského oprávnění bylo ukončení pracovního poměru. Oprávnění bylo udržováno jako aktivní a platné i několik týdnů po dni ukončení pracovního poměru. Stejná situace byla konstatována u Okresního soudu II. Oprávněním disponovaly i osoby, které nepotřebují osobní údaje evidence obyvatel pravidelně využívat. Tento stav byl zjištěn rovněž u dalších čtyř soudů. Nevyužití přiděleného oprávnění bylo zjištěno u 256 z celkem 719 platných uživatelských oprávnění, přičemž s výjimkou jednoho soudu, kde vzorek tvořily záznamy za jediný měsíc, byly prověřovány záznamy vždy ze dvou kalendářních měsíců. Tři desítky uživatelů uskutečnily za sledovaná období pouze jeden nebo dva dotazy.

Žádný z těchto soudů nedoložil, že by se při volbě a provádění opatření k zabezpečení osobních údajů evidence obyvatel zabýval riziky ve smyslu ustanovení § 13 odst. 3 písm. c) zákona o ochraně osobních údajů. Soud dostatečně nevyužil k dosažení žádoucího účinku vedení auditních záznamů ministerstvem vnitra pole „důvod dotazu“ – neuložil oprávněným osobám povinnost jednoznačně a prokazatelně vázat vyhledávání na existující spisovou dokumentaci a vytvářet v případě potřeby části spisové dokumentace, které takovému účelu odpovídají (např. záznam ve spisu). Nezabýval se ani možností zaznamenávat využití evidence obyvatel v příslušné soudní aplikaci (ISAS a IRES). Žádný ze soudů, u nichž bylo konstatováno porušení zákona o ochraně osobních údajů, neprovedl do dne zahájení kontroly žádnou prověrku využívání osobních údajů evidence obyvatel a neměl stanovenu metodiku pro takové prověřování.

Na obecných závěrech nemohlo nic změnit ani zjištění, že kromě Okresního soudu I., kde byla zjištěna praxe vyhovující požadavkům na využívání osobních údajů evidence obyvatel jak podle zákona o evidenci obyvatel, tak podle zákona o ochraně osobních údajů, byly také u Okresního soudu II. a Městského soudu I. zjištěni uživatelé z řad soudců a zaměstnanců soudu, jejichž individuální postup splňuje veškeré zákonné podmínky uvalené na využívání evidence obyvatel – vyhledávají ve vazbě na spisovou dokumentaci a v rozsahu daném aktuální potřebou v rámci pracovního úkolu. Na straně druhé byli zjištěni uživatelé, u nichž nebylo možno zpětně úspěšně prověřit ani jeden dotaz.

Většina oprávněných uživatelů využívá možnosti zjišťování údajů i o vazebních osobách a všechny dotazy zadává zásadně v nejširším možném záběru. Úřad se pozastavil zejména nad vyhledáváním údajů o nezletilých dětech v souvislosti s nápadem návrhů na nařízení exekuce, aniž existovala jakákoliv indicie o potřebnosti takového úkonu. Úřad neshledal vhodnou praxi, kdy údaje o dětech předškolního věku jsou zakládány do spisové dokumentace k vymáhání pohledávky z městské hromadné dopravy nebo ze spotřebitelské půjčky ve výši nepřesahující hranici 1 500 Kč.

Vzhledem k rozsahu a formě dokumentování použití osobních údajů získávaných z evidence obyvatel nemohlo být kontrolou zjištěno, že by někdo u kteréhokoli z kontrolovaných soudů porušil svoji povinnost podle ustanovení § 15 odst. 1 zákona o ochraně osobních údajů, ani že by postupoval při zpracování osobních údajů evidence obyvatel jinak než za podmínek a rozsahu stanovenými mu kontrolovaným v návaznosti na věcně příslušné předpisy. Podmínky nebyly stanoveny zaměstnancům šesti soudů natolik těsně, aby bylo při absenci dokladu možno usuzovat na důvody vyhledávání a na formy a účely dalšího použití vyhledaných nebo ověřených osobních údajů.

Proto Úřad konstatoval, že v případě, že nebyly pořízeny tištěné výstupy z evidence obyvatel a vloženy do spisové dokumentace, není možné zjistit stav nad rámec toho, že nejsou vytvořeny místní podmínky pro řádné plnění povinnosti podle ustanovení § 5 odst. 1 písm. f) zákona o ochraně osobních údajů a § 8 odst. 2 písm. b) zákona o evidenci obyvatel.

Rovněž kontrola na ministerstvu spravedlnosti, provedená ve stejném záběru jako kontrola u soudů, vyústila v konstatování, že povinnosti podle zákona o ochraně osobních údajů byly porušeny. Kromě problémů spojených s absencí vazby na spisovou nebo jinou přiměřenou dokumentaci bylo zjištěno zpracování osobních údajů, které nenaplňuje podmínku přípustnosti podle zákona o evidenci obyvatel a v jednom případě ani podmínku kauzální relevance – neexistuje zvláštní právní předpis umožňující zpracování s využitím dálkového přístupu k údajům evidence obyvatel, pro účely, pro které byly tyto údaje použity. Působnost ministerstva, v jejímž obecném rámci byly prokazatelně používány osobní údaje evidence obyvatel, zmocnění k využívání evidence obyvatel samoobslužným dialogovým vyhledáváním nezakládá. Tím, že se ministerstvo nezabývalo důsledky změny právních podmínek využívání osobních údajů evidence obyvatel s účinností od 1. 5. 2004, nenavrhlo změnu zvláštních právních předpisů ani nepřizpůsobilo rozsah jím prováděného zpracování osobních údajů platným zákonům, nastolilo stav, kdy opakovaně nedostává prováděné dialogové vyhledávání v evidenci obyvatel podmínkám stanoveným v § 5 odst. 1 písm. c) zákona o ochraně osobních údajů.

U ministerstva nebylo dbáno na přípustnost (legálnost) zpracování zakládaného zřízení individuálního přístupového práva. Uživatelé byli před zřízením oprávnění řádně poučeni; součástí poučení však nebyl závazný pokyn k vyplňování pole „důvod dotazu“ v dotazovacím formuláři. S úvodním poučením nebyla spojena ani instruktáž o způsobech dokladování důvodnosti využití evidence obyvatel. Činnost ministerstva ve vztahu k zaměstnancům zařazeným přímo na ministerstvu i ve vztahu k organizačním složkám resortu se omezila na zřizování uživatelských oprávnění, zajišťování ochrany infrastruktury a monitorování dostupnosti aplikace evidence obyvatel pro resortní uživatele. Zjištěný stav je porušením povinnosti ministerstva jako subjektu odpovědného za zpracování přijmout bezpečnostní opatření podle § 13 odst. 1 a vést záznamy podle odst. 4 písm. c) zákona o ochraně osobních údajů. Dále bylo zjištěno, že ministerstvo nepostupuje při zpracování osobních údajů evidence obyvatel v souladu s podmínkami, jež stanoví zákon o evidenci obyvatel v ustanoveních § 8 odst. 2 písm. a) a b).

Na druhé straně byl rozsah údajů zjišťovaných v evidenci obyvatel ve všech případech bez výjimky přizpůsoben pracovnímu úkolu: nikdo z ministerstva nevyhledával údaje vazebních osob a v naprosté většině byla zjišťována adresa pobytu.

Z poznatků ze sedmi soudů různých stupňů a z ministerstva spravedlnosti vyplývá, že ochraně osobních údajů evidence obyvatel není věnována odpovídající pozornost. Zda je Okresní soud I. bílou vránou, nebo reprezentantem menšiny, lze zjistit pouze individuálními kontrolami dalších soudů. Kontrolní zjištění z Městského soudu II., u něhož se očekávalo, že již zareaguje na výsledky prvních kontrol v resortu, nasvědčují možnosti první.

V návaznosti na výsledky pravomocně ukončených kontrol byla zahájena a ukončena první tři správní řízení.