Uchovávání žádostí dětí, které nebyly přijaty do mateřské školy

Dne 13. dubna 2006 podali rodiče nezletilé holčičky žádost o její přijetí do mateřské školy. Této žádosti nebylo vyhověno, protože holčičce byly teprve dva roky. Paní ředitelka založila správní spis, neboť přijímací řízení do mateřských škol probíhalo jako podle správního řádu, aby se rodiče mohli odvolat ke krajskému úřadu.

Tyto spisy mají pak dle spisového a skartačního řádu mateřské školy skartační dobu 10 let; přihláška do mateřské školy má skartační lhůtu pět let.

Dne 6. června 2008 došlo na Odbor sociálně právní ochrany dětí (dále jen OSPOD) anonymní oznámení, obsahující podezření z nevhodného chování muže vůči malé holčičce. Tento muž měl později vstoupit do konkrétního domku. Zaměstnanec OSPOD se rozhodl oznámení ověřit, a tudíž si zjistil na městském úřadě majitele popisovaného domku a existenci jeho dcery. Zaměstnanec OSPOD požádal telefonicky ředitelku mateřské školy o další informace o malé dcerce majitele domku. Paní ředitelka známému zaměstnanci OSPOD odpověděla, neboť naznačoval, že se jedná o zneužívání dítěte: kdy byla nezletilá dcerka u zápisu, její rodné číslo, proč nebyla přijata, že je zdráva a nemá sourozence, dále jméno a zaměstnání její matky a otce včetně jeho mobilního telefonu.

Majitel domku se mj. domnívá, že osobní údaje předané OSPOD, byly nepravdivé a nepřesné (adresa) a že mateřské škola neměla právo je archivovat po tak dlouhou dobu.

Kontrolující posoudili případ následovně:

Ředitelé mateřských škol jsou podle ustanovení § 4 písm. j) zákona o ochraně osobních údajů správci osobních údajů nejen dětí, které mateřskou školu navštěvují, ale i dětí, jejichž rodiče žádají o jejich přijetí do mateřské školy, tj. uchazečů o přijetí.

Účelem zpracování osobních údajů uchazečů o přijetí do mateřské školy jsou pouze takové osobní údaje, které jsou nezbytné k rozhodnutí o přijetí, popř. ke komunikaci s rodiči nebo zákonnými zástupci. Takovými údaji jsou jméno a příjmení, datum narození, adresa bydliště (obzvláště v případě, že místo bydliště je rozhodujícím parametrem pro přijetí dítěte do mateřské školky), fakt zaměstnaní matky, popř. její statut (samoživitelka) opět pouze v případě, že se tyto okolnosti považují za podstatné pro přijetí a okolnosti dle čl. II odst. 5 Vyhlášky č. 1/2009. Pro komunikaci je třeba uvést doručovací adresu, popř. telefonní nebo mobilní číslo, pokud je rodiči dobrovolně dáno. V případě konkrétní mateřské školy mohou ti, kteří se domnívají, že přijetí jejich dětí je v zájmu mateřské školy, poskytnout údaje o svém zaměstnání. Případně je možné právě uvedené skutečnosti doložit nahlédnutím do příslušných dokumentů při podání přihlášky. Všechny ostatní údaje, rodné číslo dítěte, jméno a příjmení obou rodičů, jejich postavení v zaměstnání, jména a příjmení sourozenců nejsou nezbytná pro rozhodování o přijetí či nepřijetí dítěte do mateřské školy (vzhledem k tomu, že v roce 2006 bylo rozhodováno podobně jako v roce 2009, kdy platí Vyhláška č. 1/2009). Zpracování rodného čísla navíc podléhá speciálnímu zákonu o evidenci obyvatel a rodných číslech a smí být zpracováváno pouze se souhlasem rodičů nebo podle zákona, což ovšem žádný zákon v případě rozhodování o přijetí do mateřské školy nepřikazuje. Údaje o zaměstnání rodičů a jménech sourozenců (a jejich datech narození) nejsou nezbytné ani v případě dětí, které mateřskou školu navštěvují.

Mateřská škola tudíž zpracovávala osobní údaje, které nebyly nezbytné pro daný účel (rozhodnutí o přijetí dítěte do mateřské školy), čímž porušila ustanovení § 5 odst. 1 písm. d) zákona o ochraně osobních údajů a dále § 13c zákona o evidenci obyvatel a rodných číslech, neboť zpracovávala rodná čísla bez zákonného podkladu. O přijetí dítěte do mateřské školy rozhodovala ředitelka podle správního řádu, a tudíž bylo možno se odvolat ke krajskému úřadu (§ 183 školského zákona), popř. během následujících tří let, v případě, že by došlo k novým skutečnostem, požádat o obnovu řízení.

Podle ustanovení § 66 archivního zákona musí určení původci (určeným původcem je i mateřská škola) vydávat vnitřní předpis pro výkon spisové služby, který obsahuje základní pravidla pro manipulaci s dokumenty, včetně stanovení skartačních lhůt (dále jen "Spisový a skartační řád"), tudíž je u každého dokumentu, který vznikl z činnosti původce, určena skartační lhůta, po kterou je uchováván. Vzhledem k tomu, že ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy už nevydává celostátní skartační řád, dává pouze případná doporučení a prováděcí vyhláška č. 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby v ustanovení § 9 pouze stanovuje, že skartační lhůta se určuje počtem let od 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu nebo po jeho uzavření, je každý správce povinen vypracovat svůj vlastní Spisový a skartační řád. Ten ovšem musí vycházet z povinností, daných zákonem o ochraně osobních údajů, tedy uchovávat osobní údaje pouze po dobu nezbytně nutnou. Na vedení spisu při rozhodování o přijetí k předškolnímu vzdělávání dopadala ustanovení o vedení spisu dle § 17 správního řádu a povinnost uchovávat spis pro účely opravného prostředku (nejdéle však pro účely obnovy řízení podle § 100 správního řádu, kterým lze napadnout rozhodnutí dle správního řádu do 3 let ode dne právní moci rozhodnutí). Pokud se rozhodnutí o přijetí do mateřské školy řídilo správním řádem, byly tedy touto lhůtou tři roky. Paní ředitelka mateřské školy určila skartační lhůtu Žádosti o přijetí deset let, byť neexistoval důvod pro takto dlouhou skartační lhůtu.

O přijetí dítěte do mateřské školy rozhodoval do účinnosti zákona č. 49/2009 Sb., kterým se mění školský zákon (dále jen „novela školského zákona“), ředitel mateřské školy. Dle § 183 odst. 2 školského zákona se již nadále správní řád nevztahuje na rozhodování podle § 165 odst. 2 písm. b) téhož zákona. Správní řád se tudíž nevztahuje na rozhodování ředitele mateřské školy o přijetí dítěte k předškolnímu vzdělávání dle ustanovení § 34 školského zákona.

Tudíž Spisový a skartační řád mateřské školy musí zohlednit požadavky zákona na ochranu osobních údajů a změnit skartovací lhůtu pro nově vzniklé spisy, které se týkají dětí, jimž nebylo vyhověno v žádosti o přijetí do Mateřské školy, na dobu, která je nezbytná pro případné odvolání. Neboť podle ustanovení § 5 odst. 1 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů smí správce zpracovávat osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná pro daný účel.

Dle zákona o sociálně-právní ochraně dětí je každý povinen předat informace, které o dítěti zpracovává, zaměstnancům OSPOD. Tyto informace by ovšem bylo třeba předávat pouze po písemné žádosti, neboť údajné rozpoznání hlasu v telefonu ještě nevylučuje možnost omylu a podle ustanovení § 13 zákona o ochraně osobních údajů je správce povinen zabránit i nahodilému neoprávněnému přístupu k osobním údajům.

Tudíž mateřská škola porušila ustanovení § 5 odst. 1 písm. d) zákona o ochraně osobních údajů, neboť zpracovávala osobní údaje, které byly nadbytečné vůči danému účelu, a ustanovení § 13c zákona o evidenci obyvatel a rodných číslech, neboť zpracovávala rodná čísla uchazečů o přijetí do mateřské školy bez výslovného souhlasu jejich zákonných zástupců se zpracováním rodného čísla dítěte.