Ministerstvo zahraničních věcí (UOOU-02412/22)

Kontrola zpracování osobních údajů při vízovém procesu

Kontrola zpracování osobních údajů při vízovém procesu byla zahájena na základě kontrolního plánu. Úřadu je provádění nezávislého dohledu nad zákonností zpracování osobních údajů ve Vízovém informačním systému uloženo čl. 41 odst. 1 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 767/2008 ze dne 9. července 2008 o Vízovém informačním systému (VIS) a o výměně údajů o krátkodobých vízech mezi členskými státy (nařízení o VIS), z ustanovení čl. 41 odst. 3 nařízení (ES) č. 767/2008 vyplývá povinnost provádění periodických kontrol. Z ustanovení čl. 43 odst. 9 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 810/2009 ze dne 13. července 2009 o kodexu Společenství o vízech (vízový kodex) dále vyplývá povinnost Úřadu monitorovat činnost externích poskytovatelů služeb.

Kontrola se zaměřila na zpracování osobních údajů při vyřizování žádostí o krátkodobá (schengenská) víza, a to na vybraném zastupitelském úřadu ve třetí zemi. Členské státy mohou při vízovém procesu využít služeb externích poskytovatelů, kteří provozují tzv. vízová centra. Kontrola se proto zaměřila i na tuto oblast. V rámci kontroly bylo realizováno místní šetření, a to jak v prostorách zastupitelského úřadu, tak v prostorách příslušného vízového centra. V rámci místních šetřeních bylo prověřováno zabezpečení zpracování osobních údajů.

Kontrolou bylo konstatováno, že kontrolovaná osoba (Ministerstvo zahraničních věcí) splnila povinnost upravit spolupráci s externím poskytovatelem vhodným nástrojem, jak je požadováno vízovým kodexem. V rámci kontroly nevyplynulo porušení povinností vztahujících se k rozsahu zpracovávaných osobních údajů, či povinnosti uchovávat data pouze po stanovenou dobu.

Kontrolou nebylo zjištěno porušení povinnosti vést seznamy a profily oprávněných pracovníků, povinnosti zajistit takovým pracovníkům odbornou přípravu týkající se zabezpečení údajů a pravidel ochrany údajů, povinnosti zajistit, aby pracovníci externího poskytovatele byli řádně proškoleni, ani povinnosti v oblasti zajištění zachování mlčenlivosti.

Kontrolující též ověřovali plnění povinnosti pravidelně a nejméně každých devět měsíců provádět kontroly na místě v prostorách externího poskytovatele služeb stanovené vízovým kodexem. Plnění této povinnosti však kontrolovaná osoba neprokázala.

Kontrolující v rámci kontroly dále konstatovali, že kontrolovaná osoba subjekty údajů dostatečně podrobným způsobem neinformovala o totožnosti správce, jak je uloženo nařízením (ES) č. 767/2008.

Proti kontrolním zjištěním kontrolovaná osoba nepodala námitky. Kontrolované osobě bylo uloženo ve stanoveném termínu podat písemnou zprávu o odstranění nedostatků zjištěných kontrolou.

Doplňující informace: Schengenská víza jsou jedním z prvků společné vízové politiky Evropské unie a umožňují státním příslušníkům třetích zemí pobývat na území Schengenského prostoru po dobu nepřesahující 90 dnů během jakéhokoliv období 180 dnů. Tato víza jsou zpravidla vydávána konzuláty členských států ve třetích zemích, přičemž postupy a podmínky jejich udělování upravuje zejména vízový kodex.