Zaměstnavatel jako správce osobních údajů
Zaměstnavatel je bezpochyby správcem osobních údajů, a tudíž smí shromažďovat pouze takové osobní údaje, které jsou nezbytné pro naplnění stanoveného účelu, v daném případě plnění povinnosti zaměstnavatele. Tyto povinnosti spočívají ve výpočtu mzdy, hlášení na sociálním úřadě a odvodu sociálního a zdravotního pojištění. K tomu jsou nutné tyto osobní údaje: Příjmení, Jméno, Všechna dřívější příjmení, Datum a místo narození, Rodné číslo, Číslo občanského průkazu. V případě, že zaměstnanec pobírá slevu na daních na své děti, musí zaměstnavatel dodat, a tudíž zpracovávat, rodná čísla dětí zaměstnanců. V případě, že zaměstnavatel svým zaměstnancům také vyplňuje daňová přiznání, potřebuje navíc mít informace o manželovi / manželce. Pro výpočet mzdy bývá často potřebné znát předchozí zaměstnání. Otázku, zda je zaměstnanec kuřák či nekuřák je rozumné vyřešit při přijímání: např. v provozovně společnosti není dovoleno kouřit. Další dovednosti, ke kterým se zaměstnanec sám hlásí, lze brát jako jeho přednosti pro případ hledání jeho lepšího využití zaměstnavatelem.
Pokusili jsme se proto zpracovat seznam osobních údajů, které jsou povinné pro plnění povinností zaměstnanců:
Při nástupu do zaměstnání uzavírá zaměstnavatel s budoucím zaměstnancem pracovní smlouvu, která podle zákoníku práce obsahuje identifikační údaje zaměstnance (podle správního řádu jméno, příjmení, datum, místo narození a místo trvalého pobytu).
Zaměstnavatel má právo zpracovávat tyto osobní údaje:
- Pro evidenční listy důchodového pojištění zasílaných na OSSZ (podle § 37 zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení): datum a místo narození, všechna dřívější příjmení, rodné číslo, místo trvalého pobytu. Byl-li občan účasten důchodového pojištění v cizině a zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po ukončení důchodového pojištění v cizině, rovněž údaj o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a cizozemském čísle pojištění).
- Pro správný výpočet mzdy: vzdělání, předchozí praxe
- Pro správný výpočet měsíčních záloh na daně (podle zákona o správě daní a poplatků): druh pobíraného důchodu
- Pro zjištění přesného data nároku na odchod do starobního důchodu (podle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení): počet dětí (u žen)
- Pro plnění povinného podílu osob se zdravotním postižením na celkovém počtu zaměstnanců (podle § 83 zákona o zaměstnanosti): zdravotní znevýhodnění
- Pro placení zdravotního pojištění (podle § 10 zákona o veřejném zdravotním pojištění): zdravotní pojišťovna
- Za účelem hlášení zaměstnávání cizinců: státní občanství
- Prohlášení poplatníka daně z příjmu (podle zákona o správě daní poplatků):
- pokud zaměstnanec uplatňuje daňové zvýhodnění a manžel/ka je zaměstnán/a: příjmení a jméno manžela/ky, název a adresa zaměstnavatele
- pokud zaměstnanec uplatňuje zvýhodnění na vyživované dítě: jméno, příjmení a rodné číslo dítěte
Zaměstnavatel ovšem k osobním údajům zaměstnanců musí přistupovat jako k vlastnictví zaměstnanců, které má pouze propůjčené k určitým, předem daným a zákonem stanoveným účelům (viz výše) a používat je výhradně pro tyto své účely: výpočet mzdy, komunikace se zaměstnancem, možnost povýšení. Speciálně ustanovení § 13 zákona o ochraně osobních údajů říká, že správce musí učinit taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému přístupu k osobním údajům. A neoprávněnou osobou je každý, kdo nemá ze zákona povinnost s osobními údaji pracovat. Tudíž je třeba mít personální spisy např. v uzamčených skříních, dostupné pouze oprávněným osobám. Možnost přistupovat do jejich elektronického zpracování musí být omezeno pouze na úzký počet zaměstnanců a podle novely ustanovení § 13 zákona o ochraně osobních údajů je nutné všechna zpracování osobních údajů logovat (vést záznam), přičemž zpracováním se rozumí i nahlížení. Týká se to obzvláště velkých podniků, které zpracovávají statisíce osobních údajů (a často velmi citlivých) a přesto není nijak zaznamenáno, kdo z možných, třeba 25 osob, do nich nahlížel.
U menších podniků, zvláště závodů, je problémem předávání výplatních listů zaměstnancům, což se často děje způsobem, při kterém si ostatní zaměstnanci mohou přečíst mzdu i odměny ostatních. Informace o mzdě a o odměnách jsou osobní údaje, které mohou souviset i se závistí ostatních, tudíž je nelze zpřístupňovat ostatním.